Opis systemu

System GMINA stanowi pakiet aplikacji wspomagających pracę urzędów miast i gmin i jest zintegrowany z systemem eKancelaria oraz portalem ePUAP w zakresie obsługi eUsług. Dotyczy to w szczególności obsługi eDecyzji, eDeklaracji, eFaktur. Ponadto integracja systemu GMINA z systemem eKancelaria zapewnia automatyzację  wysyłki decyzji i nakazów wymiarowych, upomnień i paczek tytułów wykonawczych oraz zwrotne przekazanie do systemu daty potwierdzenia odbioru decyzji, nakazu lub upomnienia. System GMINA zapewnia funkcjonalność wysyłania i odbierania elektronicznych faktur z Platformy Elektronicznego Fakturowania PEF. W celu pełnego zautomatyzowania powyższego procesy do wysyłania i odbierania elektronicznych faktur na/z PEF wykorzystano system obiegu dokumentów eKancelaria.

System został przygotowany do zautomatyzowania procesu centralizacji podatku VAT w Gminie, dostarczone przez jednostki organizacyjne pliki JPK_V7M w postaci elektronicznego pliku XML zaczytywane są do systemu, gdzie następuje ich scalenie i przygotowanie zbiorczego pliku JPK_V7M, który wysyłany jest automatycznie na portal e-Deklaracje Ministerstwa Finansów z wykorzystaniem systemu obiegu dokumentów eKancelaria.

System zapewnia ścisłe powiązanie poszczególnych aplikacji dzięki czemu dane wprowadzane do systemu są jeden raz, natomiast automatyczne dekrety z poszczególnych aplikacji zasilają inne aplikacje, wymagające tych danych. Aplikacja BUDŻET zapewnia nam tworzenie sprawozdawczości budżetowej. Dane do sprawozdań w zakresie wykonania, zobowiązań oraz zaangażowania są automatycznie podbierane z systemu finansowo księgowego, natomiast dane w zakresie dochodów, dotyczące należności, zaległości i nadpłat z systemu podatkowego. Ponadto aplikacja ta zapewnia możliwość wymiany informacji z systemem Besti@ i SJO BeSti@ w zakresie planów finansowych, sprawozdań budżetowych oraz wprowadzonych do budżetu zmian. Aplikacja Budżet zapewnia również automatyczne księgowanie sprawozdań jednostkowych na odpowiednie konta Organu z zachowaniem klasyfikacji budżetowej oraz podziału na zadania własne, zlecone i powierzone.

System zapewnia wymianę informacji pomiędzy aplikacjami KADRY i PŁACE w zakresie: danych osobowych, danych o nieobecnościach pracowników, stażach, zatrudnieniu i nagrodach jubileuszowych. Naliczone w aplikacji płacowej listy płac są automatycznie księgowane do aplikacji finansowo księgowej, w oparciu o wcześniej zdefiniowane w systemie szablony księgowania. Zautomatyzowany jest również proces przekazywania danych do Płatnika oraz współpracy z systemem bankowym w zakresie wystawianych przelewów.

Wprowadzone do aplikacji MAJĄTEK TRWAŁY dokumenty obrotowe są automatycznie księgowane do aplikacji F-K. Aplikacja zapewnia również możliwość znakowania środków trwałych kodem paskowym oraz wydruk arkuszy spisu z natury i automatyczne rozliczenie inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzonej w oparciu o kolektory kodów paskowych. Naliczone w systemie umorzenie i amortyzacja oraz przeszacowanie środków trwałych są automatycznie księgowane do aplikacji F-K.

Wykorzystywany w zintegrowanym systemie jednolitego słownika podatników daje możliwość grupowania informacji o podatkach dotyczących wskazanego podatnika. Mechanizm powyższy został wykorzystany w aplikacjach KASA i F-K przy księgowaniu dokumentów dotyczących podatków. Po wybraniu danego podatnika uzyskujemy pełną informację o stanie jego należności w zakresie wszystkich posiadanych podatków i opłat. Takie rozwiązanie pozwala na szybką i sprawną obsługę petenta w urzędzie. Przyjmowane w aplikacji KASA wpłaty podatkowe są księgowane bezpośrednio na kartotekę podatkową i zapisywane do raportu kasowego, który na koniec dnia zostaje automatycznie zaksięgowany do aplikacji F-K. Bezpośrednie księgowanie na kartotekę podatkową pozwala na bieżąco uzyskiwać informacje o stanie jego należności wszystkim pracownikom urzędu. Identyczne rozwiązanie zostało zastosowane w aplikacji F-K przy księgowaniu wpłat podatkowych.

Wystawiane w systemie podatkowym decyzje wymiarowe oraz przypisy i odpisy są również automatycznie księgowane w oparciu o zdefiniowane wcześniej szablony księgowania. Również wystawiane w aplikacji FAKTUROWANIE faktury zostają automatycznie zaksięgowane na odpowiednie konta w F-K i do rejestru sprzedaży, a w przypadku faktur dotyczących podatków lub opłat kartotekowych przenoszony jest dodatkowo odpowiedni przypis na kartotekę podatkową.

W zakresie gospodarki odpadami na terenie miast i gmin ZETO Koszalin Sp z o.o. wspólnie  z firmą ARISCO Spółka  z o.o z Łodzi  przygotowało  autorskie rozwiązanie informatyczne.  Rozwiązanie to realizowane jest poprzez integrację systemu GMINA firmy ZETO Koszalin  z systemem GOMIG firmy ARISCO. Integracja systemów następuje w zakresie przejęcia przez system  GMINA naliczonych w systemie GOMIG przypisów i odpisów. Windykacja i rozliczenie opłat z tytułu gospodarki odpadami prowadzona jest w systemie GMINA.

System GMINA zapewnia możliwość przepływu danych finansowych i budżetowych pomiędzy urzędem i jednostkami podległymi w zakresie:

• sprawozdawczości budżetowej,
• planów budżetowych,
• ewidencji zapisów księgowych.

Dla zapewnienia osiągnięcia takiego rozwiązania konieczna jest informatyzacja jednolitym oprogramowaniem Urzędu oraz komórek finansowych podległych jednostek.