System POWIAT stanowi pakiet aplikacji wspomagających zarządzanie Starostwem Powiatowym i podległymi jednostkami organizacyjnym, we wszystkich podstawowych dziedzinach działalności.

Do realizacji powyższego celu proponujemy pracę Starostwa Powiatowego i podległych jednostek organizacyjnych na jednym serwerze umieszczonym siedzibie Starostwa Powiatowego w oparciu o system POWIAT i zaimplementowanie rozwiązania zdalnych pulpitów dla systemu Windows serwer. Jednostki organizacyjne poprzez  kanał VPN (szyfrowane łącze) loguje się ze swojej stacji roboczej na serwer Starostwa i poprzez spersonalizowany pulpit ma dostęp do wcześniej zdefiniowanych aplikacji zainstalowanych na serwerze. 

Takie rozwiązanie   zapewni  obsługę finansową  dla każdej jednostki oddzielnie ale pozwoli również zbierać dane budżetowe i finansowe na  poziomie całego powiatu oraz upraszcza proces centralizacji podatku VAT. W rozwiązaniu tym zachowana jest zasada automatyczne przekazywanie danych pomiędzy poszczególnymi aplikacjami, zgodnie z którą,  że dane wprowadzane do systemu są jeden raz, natomiast automatyczne dekrety z poszczególnych aplikacji zasilają inne aplikacje, wymagające tych danych.

Praca w oparciu o wspólny serwer pozwala na zautomatyzowanie procesu centralizacji podatku VAT w Powiecie. Utworzone  przez jednostki organizacyjne pliki JPK_V7M, zostają scalone na poziomie powiatu i przygotowany zostaje  zbiorczy  plik JPK_V7M, który  przez  system obiegu dokumentów eKancelaria zostaje automatycznie wysłany   na platformę  Ministerstwa Finansów. W systemie POWIAT dla poszczególnych jednostek organizacyjnych tworzone są również  pliki JPK_KR, JPK_WB i JPK_FA.

System  POWIAT zapewniona integrację z PLATFORMĄ ELEKTRONICZNEGO FAKTUROWANIA PEF w zakresie odbierania i wysyłania elektronicznych faktur. Powyższy  proces realizowany jest z wykorzystaniem systemu obiegu dokumentów eKancelaria.

W zakresie danych finansowych tworzenie i utrzymywanie bazy dla Powiatu odbywa się poprzez aplikację finansowo-księgową F-K. Aplikacja finansowo - księgowa realizuje następujące zadania:

• zbieranie danych księgowych,
• zarządzanie wartością i zmianami w środkach, zobowiązaniach, należnościach,
• informowanie o bieżącej sytuacji finansowej,
• bieżące śledzenie wykonania wydatków w stosunku do planu budżetowego,
• monitorowanie przepływów pieniężnych,
• przygotowanie sprawozdań i rozliczeń,
• rozliczenie podatku VAT i obsługę plików JPK.

Rozpoczęcie wdrożenia aplikacji F-K w Starostwie Powiatowym pozwoli na opracowanie ramowego planu kont dla potrzeb Powiatu z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, kodów jednostek organizacyjnych oraz zadań szczególnych dla Powiatu.

Każda jednostka organizacyjna Powiatu (w tym Starostwo Powiatowe) otrzyma ramowy plan kont oraz przydzielony kod jednostki organizacyjnej. W jednostce organizacyjnej ramowy plan kont zostanie uszczegółowiony o analitykę zgodną z potrzebami tej jednostki, a następnie wprowadzony bilans otwarcia.

Bieżąca eksploatacja aplikacji F-K we wszystkich jednostkach Powiatu umożliwi prowadzenie ewidencji księgowej poprzez dekretację dokumentów w ujęciu zapisów księgowych i budżetowych oraz prowadzenie księgowości w zakresie kont rozrachunkowych. W trakcie dekretacji budżetowych aplikacja zapewnia kontrolę dyscypliny wykonania budżetu. Księgowanie zaangażowania na kontach pozabilansowych umożliwia zaczytanie informacji o wysokości zaangażowania do budżetu.

Na szczeblu Powiatu prowadzona będzie także baza danych zawierająca informacje w zakresie planów i wykonania budżetu w oparciu o budżety poszczególnych jednostek. Umożliwia to aplikacja BUDŻET, która realizuje następujące zadania:

• wspomaganie planowania,
• tworzenie prowizorium i planu budżetu,
• rejestrowanie zmian planu budżetu,
• informowanie o bieżącym wykonaniu planu budżetu,
• informacja o zaangażowaniu,
• przygotowanie sprawozdań,
• prowadzenie ewidencji wniosków o zmianę budżetu.

Zadania te będą realizowane na poziomie powiatu oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych. Utworzone na poziomie jednostek projekty planów budżetowych na dany rok,  zatwierdzane  są przez  Starostwo Powiatowe, które - posiadając także swój własny projekt dokonuje bilansowania dochodów i wydatków na poziomie Powiatu.

W oparciu o aplikację BUDZET zbudowany został Portal Budżetowy, który daje możliwość monitorowania z dowolnego miejsca na bieżąco  realizacji planu budżetowego przez kierownictwo oraz naczelników/kierowników  wydziałów.